Chính sách bảo mật chung
Trước khi tiến hành đặt hàng hoặc sử dụng dịch vụ, bạn bắt buộc phải đồng ý với chính sách Bảo vệ thông tin cá nhân của chúng tôi. Để đảm bảo an toàn và bảo vệ thông tin cá nhân của bạn, vui lòng đọc kỹ và đồng ý với các chính sách bảo mật thông tin dưới đây:
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân này (“Chính Sách”) giải thích cách Hộ kinh doanh CIBI HOMES và Hộ kinh doanh SIGNATURE BY CIBI HOMES có liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng xử lý dữ liệu cá nhân. Tùy từng giao dịch và cơ sở lưu trú, đơn vị ký kết, xác nhận đặt phòng hoặc trực tiếp cung cấp dịch vụ cho khách hàng là bên chịu trách nhiệm chính đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân có liên quan.
Chính Sách này áp dụng đối với khách hàng, người đặt phòng, người lưu trú, người tham gia sự kiện hoặc chương trình ưu đãi, người truy cập website và các cá nhân khác có dữ liệu cá nhân được CIBI HOMES xử lý trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc tương tác qua các kênh trực tuyến và trực tiếp.
Khi đặt phòng, sử dụng dịch vụ, cung cấp dữ liệu cá nhân hoặc xác nhận đồng ý theo hình thức phù hợp, khách hàng xác nhận đã được thông báo về Chính Sách này. Trường hợp khách hàng không cung cấp dữ liệu cần thiết, CIBI HOMES có thể không thể xử lý đặt phòng, hoàn tất thủ tục lưu trú hoặc cung cấp một số dịch vụ theo yêu cầu.
2. Định nghĩa
- “Dữ liệu cá nhân” là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một cá nhân cụ thể, bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
- “Dữ liệu cá nhân cơ bản” là dữ liệu cá nhân phản ánh các yếu tố nhân thân, lai lịch phổ biến, thường xuyên sử dụng trong các giao dịch, quan hệ xã hội, thuộc danh mục dữ liệu cá nhân cơ bản theo quy định của pháp luật.
- “Dữ liệu cá nhân nhạy cảm” là dữ liệu cá nhân gắn liền với quyền riêng tư của cá nhân mà khi bị xâm phạm sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, thuộc danh mục dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định của pháp luật.
- “Xử lý dữ liệu cá nhân” là hoạt động tác động đến dữ liệu cá nhân, bao gồm một hoặc nhiều hoạt động như sau: thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa, giải mã, chỉnh sửa, xóa, hủy, khử nhận dạng, cung cấp, công khai, chuyển giao dữ liệu cá nhân và hoạt động khác tác động đến dữ liệu cá nhân.
- “Chủ thể dữ liệu” là cá nhân được dữ liệu cá nhân phản ánh.
- “Khách hàng” hoặc “bạn” là chủ thể dữ liệu trực tiếp truy cập website, đặt phòng, lưu trú, sử dụng dịch vụ hoặc tương tác với CIBI HOMES.
- “Bên thứ ba” là tổ chức hoặc cá nhân không phải Chủ thể dữ liệu hoặc CIBI HOMES, có tham gia tiếp nhận, cung cấp hoặc xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật, bao gồm như đối tác đặt phòng, đối tác thanh toán, nhà cung cấp công nghệ, nhà cung cấp dịch vụ và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- “Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân” là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân.
- “Bên xử lý dữ liệu cá nhân” là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân theo yêu cầu của Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân thông qua hợp đồng.
- “Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân” là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân quyết định mục đích, phương tiện và trực tiếp xử lý dữ liệu cá nhân.
3. Loại dữ liệu cá nhân CIBI HOMES có thể thu thập
Tùy từng dịch vụ và cách khách hàng tương tác với CIBI HOMES, chúng tôi có thể thu thập các nhóm dữ liệu sau:
- Thông tin định danh và liên hệ: họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ, thông tin trên giấy tờ tùy thân như CCCD, căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ khác; bản chụp/hình ảnh giấy tờ tùy thân trong trường hợp cần thiết để hoàn tất thủ tục lưu trú hoặc tuân thủ quy định pháp luật.
- Thông tin đặt phòng và lưu trú: mã đặt phòng, ngày đến/ngày đi, cơ sở lưu trú, loại phòng, số lượng khách, thông tin người đi cùng, yêu cầu về phòng/dịch vụ, lịch sử lưu trú, phản hồi, khiếu nại, thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp và các thông tin phát sinh trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ.
- Thông tin thanh toán, hóa đơn và giao dịch: phương thức thanh toán, mã giao dịch, thông tin xuất hóa đơn, thông tin hoàn tiền, thông tin liên quan đến bảo lãnh/đặt cọc và dữ liệu do ngân hàng, ví điện tử, cổng thanh toán hoặc đối tác thanh toán cung cấp trong phạm vi cần thiết.
- Thông tin về sở thích và yêu cầu dịch vụ: yêu cầu về loại phòng, tầng, giờ nhận/trả phòng, sở thích ăn uống, dị ứng, yêu cầu hỗ trợ đặc biệt, phản hồi về trải nghiệm lưu trú. CIBI HOMES chỉ thu thập thông tin sức khỏe/chế độ ăn hoặc thông tin nhạy cảm khác khi khách hàng chủ động cung cấp hoặc khi cần thiết để đáp ứng yêu cầu dịch vụ cụ thể và phù hợp quy định pháp luật.
- Dữ liệu hình ảnh, âm thanh tại cơ sở lưu trú: hình ảnh từ camera an ninh tại khu vực công cộng, lối ra vào, hành lang, thang máy, khu vực lễ tân, bãi xe hoặc khu vực vận hành khác vì mục đích an ninh, an toàn và bảo vệ tài sản.
- Dữ liệu của trẻ em hoặc người đi cùng: trong trường hợp đặt phòng/lưu trú có trẻ em hoặc người đi cùng, CIBI HOMES có thể thu thập thông tin cần thiết như họ tên, ngày sinh, quốc tịch hoặc giấy tờ lưu trú theo yêu cầu pháp luật. Người đặt phòng/người đại diện hợp pháp cần bảo đảm đã có quyền cung cấp dữ liệu này cho CIBI HOMES.
- Dữ liệu chương trình thành viên, tiếp thị và khảo sát: mã thành viên, điểm thưởng, lịch sử ưu đãi, phản hồi khảo sát, lựa chọn nhận thông tin tiếp thị, lịch sử tương tác với email/tin nhắn và thông tin về chiến dịch đã gửi.
- Dữ liệu liên quan đến an ninh, sự cố và khiếu nại: thông tin về sự cố, mất mát tài sản, hành vi vi phạm nội quy, yêu cầu bồi thường, hồ sơ xử lý khiếu nại, kết quả xác minh và tài liệu chứng minh có liên quan.
4. Nguồn thu thập dữ liệu cá nhân
CIBI HOMES có thể thu thập dữ liệu cá nhân từ các nguồn sau:
- Trực tiếp từ khách hàng khi khách hàng đặt phòng, làm thủ tục nhận/trả phòng, sử dụng dịch vụ, điền biểu mẫu, liên hệ chăm sóc khách hàng, tham gia khảo sát, sự kiện, chương trình ưu đãi hoặc chương trình khách hàng thân thiết.
- Từ website, ứng dụng, tổng đài, email, mạng xã hội, tin nhắn, Zalo OA hoặc các kênh liên hệ chính thức khác của CIBI HOMES.
- Đại lý đặt phòng, nền tảng đặt phòng trực tuyến, đối tác du lịch, doanh nghiệp/đơn vị đặt phòng cho khách, đối tác thanh toán, đối tác liên kết hoặc đối tác cung cấp dịch vụ khác.
- Từ camera an ninh tại cơ sở lưu trú hoặc từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp pháp luật cho phép/yêu cầu.
5. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân
CIBI HOMES hoặc Bên xử lý dữ liệu cá nhân hoặc Bên thứ ba được phép xử lý dữ liệu cá nhân cho CIBI HOMES phục vụ một hoặc nhiều mục đích sau, bao gồm:
- Xử lý đặt phòng, xác nhận thông tin, quản lý yêu cầu đặt phòng, nhận phòng, trả phòng, nâng hạng/phụ thu, thay đổi/hủy đặt phòng và cung cấp các dịch vụ lưu trú, ẩm thực, spa, giặt ủi, đưa đón (nếu có), hỗ trợ khách hàng hoặc dịch vụ liên quan theo yêu cầu.
- Xác minh danh tính khách lưu trú; thực hiện thủ tục khai báo, đăng ký, quản lý lưu trú và các nghĩa vụ tuân thủ khác theo quy định pháp luật áp dụng cho cơ sở lưu trú.
- Xử lý thanh toán, đặt cọc, hoàn tiền, xuất hóa đơn, kế toán, kiểm toán, đối soát giao dịch và lưu trữ hồ sơ theo nghĩa vụ pháp lý của CIBI HOMES.
- Liên hệ với khách hàng để gửi xác nhận đặt phòng, thông tin lưu trú, thông báo thay đổi dịch vụ, hỗ trợ yêu cầu, xử lý khiếu nại, khảo sát mức độ hài lòng và chăm sóc khách hàng.
- Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo vệ tài sản, xử lý sự cố, tranh chấp, khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường.
- Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc các mục đích khác được khách hàng đồng ý hoặc pháp luật cho phép.
- Gửi email giới thiệu các chương trình khuyến mại, ưu đãi đặt phòng, ưu đãi dịch vụ lưu trú, chương trình khách hàng thân thiết và các sản phẩm, dịch vụ khác của CIBI HOMES. Khách hàng có thể từ chối hoặc hủy đăng ký nhận thông tin tiếp thị bất kỳ lúc nào thông qua chức năng ‘Hủy đăng ký’ trong email hoặc liên hệ với CIBI HOMES. Việc từ chối nhận thông tin tiếp thị không ảnh hưởng đến việc CIBI HOMES gửi các thông báo cần thiết liên quan đến đặt phòng, giao dịch hoặc dịch vụ mà khách hàng đang sử dụng.
- Để cải thiện chất lượng các sản phẩm, dịch vụ của CIBI HOMES, phản hồi các câu hỏi và khiếu nại của khách hàng và để phục vụ cho việc giải quyết các tranh chấp, khiếu nại phát sinh liên quan.
- Để tạo dữ liệu, báo cáo và thống kê của CIBI HOMES hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc các bên thứ ba khác có liên quan; để tiến hành nghiên cứu thị trường, đánh giá rủi ro, phân tích xu hướng, lên kế hoạch, khảo sát và phân tích dữ liệu liên quan đến sản phẩm, dịch vụ do CIBI HOMES cung cấp.
- Khách hàng đồng ý cho CIBI HOMES được xử lý dữ liệu cá nhân đối với từng mục đích nêu trên. Trên cơ sở của Chính Sách này, CIBI HOMES thông báo và Khách hàng xác nhận rằng dữ liệu cần xử lý có thể là dữ liệu cá nhân nhạy cảm, và CIBI HOMES được quyền xử lý các dữ liệu cá nhân theo mục đích và các phương thức xử lý dữ liệu được quy định tại Chính Sách này.
6. Chia sẻ và cung cấp dữ liệu cá nhân
Để thực hiện các mục đích xử lý được nêu trong Chính Sách này, CIBI HOMES có thể chia sẻ hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân trong phạm vi cần thiết cho:
- Các công ty, chi nhánh, cơ sở lưu trú hoặc đơn vị thuộc hệ thống CIBI HOMES trực tiếp tham gia quản lý đặt phòng, vận hành cơ sở lưu trú hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng;
- Đại lý du lịch, nền tảng đặt phòng trực tuyến, đối tác du lịch, doanh nghiệp hoặc đơn vị đặt phòng cho khách, đối tác thanh toán, đối tác liên kết hoặc đối tác cung cấp dịch vụ khác;
- Ngân hàng, tổ chức phát hành thẻ, ví điện tử, cổng thanh toán và các đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán, hoàn tiền hoặc đối soát giao dịch;
- Nhà cung cấp hệ thống quản lý khách sạn, booking engine, phần mềm, dịch vụ lưu trữ, điện toán đám mây, tổng đài, thư điện tử và các dịch vụ công nghệ thông tin khác phục vụ hoạt động của CIBI HOMES;
- Nhà cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng, như dịch vụ đưa đón, giặt ủi, ẩm thực, spa (nếu có) hoặc các dịch vụ liên quan khác;
- Đơn vị tư vấn, kiểm toán, bảo hiểm, pháp lý, điều tra hoặc các bên hỗ trợ CIBI HOMES quản lý rủi ro, giải quyết sự cố, khiếu nại và tranh chấp;
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức, cá nhân khác khi pháp luật yêu cầu, cho phép hoặc khi có sự đồng ý phù hợp của khách hàng.
- CIBI HOMES chỉ chia sẻ dữ liệu phù hợp với mục đích đã thông báo và giới hạn trong phạm vi cần thiết để bên nhận thực hiện công việc hoặc cung cấp dịch vụ có liên quan. Bên nhận dữ liệu phải thực hiện các nghĩa vụ bảo mật, bảo vệ dữ liệu cá nhân và không được sử dụng dữ liệu cho mục đích không phù hợp theo quy định pháp luật hoặc thỏa thuận với CIBI HOMES.
- Trong trường hợp dữ liệu cá nhân được chuyển giao, lưu trữ hoặc truy cập từ bên ngoài Việt Nam, CIBI HOMES sẽ thực hiện các biện pháp bảo vệ và nghĩa vụ liên quan đến chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo quy định pháp luật.
7. Quyền của Chủ thể dữ liệu
Theo quy định pháp luật, chủ thể dữ liệu có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:
- Được biết về việc CIBI HOMES thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;
- Đồng ý hoặc không đồng ý đối với hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân cần có sự đồng ý;
- Rút lại sự đồng ý đã cung cấp;
- Xem, yêu cầu cung cấp, chỉnh sửa hoặc cập nhật dữ liệu cá nhân;
- Yêu cầu xóa, hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân;
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại và yêu cầu áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật;
- Thực hiện các quyền khác của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật.
- Khách hàng có thể trực tiếp hoặc thông qua người đại diện hợp pháp gửi yêu cầu thực hiện các quyền trên theo thông tin liên hệ tại Chính Sách này. Để bảo vệ dữ liệu cá nhân, CIBI HOMES có thể yêu cầu cung cấp thông tin cần thiết để xác minh danh tính, quyền đại diện và phạm vi yêu cầu.
- CIBI HOMES sẽ phản hồi việc tiếp nhận và hướng dẫn thủ tục thực hiện quyền trong thời hạn theo quy định pháp luật. Trường hợp yêu cầu cần được gia hạn hoặc không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần, CIBI HOMES sẽ thông báo cho khách hàng và nêu rõ lý do trong phạm vi pháp luật cho phép.
- Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã được thực hiện trước thời điểm CIBI HOMES tiếp nhận yêu cầu. CIBI HOMES có thể tiếp tục xử lý hoặc lưu trữ dữ liệu nếu có căn cứ khác theo quy định pháp luật.
- Trường hợp dữ liệu cá nhân là cần thiết để xử lý đặt phòng, thực hiện thủ tục lưu trú, thanh toán hoặc cung cấp dịch vụ, việc không cung cấp dữ liệu, rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu xóa dữ liệu có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp dịch vụ tương ứng. CIBI HOMES sẽ thông báo cho khách hàng về ảnh hưởng có thể phát sinh.
8. Thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân
Thời gian lưu trữ được xác định căn cứ vào mục đích xử lý, thời gian cung cấp dịch vụ, thời hiệu giải quyết khiếu nại hoặc tranh chấp, yêu cầu về kế toán, thuế, lưu trú, an ninh và các nghĩa vụ pháp lý khác. Một số dữ liệu có thể được lưu trữ lâu hơn khi cần thiết để thực hiện nghĩa vụ pháp luật, giải quyết tranh chấp hoặc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của CIBI HOMES, khách hàng hoặc bên liên quan.
Khi dữ liệu không còn cần thiết hoặc hết thời hạn lưu trữ, Modern Village Lifestyle sẽ xóa, hủy, ẩn danh hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu trữ.
9. Bảo mật dữ liệu
CIBI HOMES áp dụng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và tổ chức phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, mất mát, thay đổi, tiết lộ hoặc hủy hoại ngoài ý muốn. CIBI HOMES ban hành và áp dụng các quy định nội bộ về việc truy cập, lưu trữ, truyền gửi và sử dụng dữ liệu khách hàng trên thiết bị, hệ thống và kênh liên lạc phù hợp; đồng thời thực hiện phân quyền truy cập theo chức năng, nhiệm vụ.
Dù CIBI HOMES luôn nỗ lực bảo vệ dữ liệu cá nhân, không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ dữ liệu nào an toàn tuyệt đối. Trong trường hợp phát hiện sự cố có khả năng ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, CIBI HOMES sẽ thực hiện biện pháp xử lý, khắc phục và thông báo theo quy định pháp luật hiện hành nếu thuộc trường hợp phải thông báo.
10. Cách thức gửi yêu cầu
Khách hàng có thể trực tiếp hoặc thông qua người đại diện hợp pháp gửi yêu cầu liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân cho CIBI HOMES qua email, địa chỉ liên hệ hoặc kênh tiếp nhận khác được công bố trong Chính Sách này.
Yêu cầu của khách hàng nên bao gồm các thông tin sau:
- Họ tên và thông tin liên hệ của người yêu cầu;
- Thông tin giúp CIBI HOMES xác định mối quan hệ với khách hàng, như mã đặt phòng, thời gian lưu trú, cơ sở lưu trú hoặc thông tin giao dịch có liên quan;
- Nội dung và phạm vi quyền mà khách hàng đề nghị thực hiện;
- Dữ liệu hoặc hoạt động xử lý dữ liệu có liên quan đến yêu cầu;
- Tài liệu chứng minh quyền đại diện, nếu yêu cầu được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp.
- Để bảo vệ dữ liệu cá nhân và ngăn ngừa việc yêu cầu trái phép, CIBI HOMES có thể yêu cầu khách hàng cung cấp thêm thông tin hoặc tài liệu cần thiết để xác minh danh tính, quyền đại diện và tính hợp lệ của yêu cầu. CIBI HOMES chỉ yêu cầu thông tin trong phạm vi cần thiết cho việc xác minh.
Sau khi tiếp nhận yêu cầu hợp lệ, CIBI HOMES sẽ xử lý và phản hồi trong thời hạn theo quy định pháp luật. Trường hợp yêu cầu phức tạp, liên quan đến nhiều hệ thống hoặc cần phối hợp với bên xử lý dữ liệu, CIBI HOMES sẽ thông báo cho khách hàng về tình trạng xử lý trong phạm vi phù hợp.
CIBI HOMES có thể từ chối hoặc chưa thực hiện yêu cầu trong các trường hợp sau:
- Không đủ thông tin để xác minh danh tính hoặc quyền đại diện của người yêu cầu;
- Yêu cầu không liên quan đến dữ liệu cá nhân do CIBI HOMES kiểm soát hoặc xử lý;
- Việc thực hiện yêu cầu có thể ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân hoặc tổ chức khác;
- Dữ liệu phải tiếp tục được lưu trữ hoặc xử lý theo nghĩa vụ pháp lý;
- Yêu cầu thuộc trường hợp được phép từ chối theo quy định pháp luật.
- Trường hợp không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần yêu cầu, CIBI HOMES sẽ thông báo và giải thích lý do cho khách hàng trong phạm vi pháp luật cho phép.
Thông tin tiếp nhận yêu cầu:
- Tên đơn vị: Hộ kinh doanh CIBI HOMES;
- Email: info.cibihomes@gmail.com
- Địa chỉ trụ sở: Số 26-28 Phố Hàng Vải, phường Hoàn Kiếm, Hà Nội
11. Cập nhật Chính Sách
CIBI HOMES có thể sửa đổi, bổ sung Chính Sách này để phù hợp với hoạt động kinh doanh, hệ thống xử lý dữ liệu hoặc quy định pháp luật. Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website hoặc kênh chính thức của CIBI HOMES và ghi rõ ngày có hiệu lực. Trường hợp thay đổi làm phát sinh mục đích xử lý mới hoặc thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu phải có sự đồng ý, CIBI HOMES sẽ thực hiện việc thông báo và lấy lại sự đồng ý bằng hình thức phù hợp trước khi áp dụng đối với hoạt động xử lý có liên quan.